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中州大学档案预立卷制度
2015-07-15 09:27 作者:  来源:  编辑:

档案预立卷工作是档案管理的基础工作之一,是部门立卷制度的重要环节,是做好学校档案工作的一个基本前提。规范档案预立卷工作对案卷质量,保证文件材料及时、完整地收集、归卷,便于保管和平时查找利用具有重要作用。为了规范学校各院部预立卷工作,特制定本制度。

一、 文书档案、教学档案预立卷

各部门兼职档案员负责收集整理本部门当年在工作中形成的、有参考利用价值的文件材料。文书档案按照《归档文件整理规则》(DA/T22—2000)、教学档案按照《高等学校教学文件材料归档范围》([87]教办字016号)要求,及时将已处理完毕的文件材料依次整理入卷,于次年三月连同移交目录电子版移交至综合档案室归档。若案卷不完整或不符合要求,兼职档案员有责任补齐和整改。综合档案室负责对归档部门的预立卷工作作经常性检查和指导,并把该项内容列入考核指标。

二、科研档案预立卷

科研外事处兼职档案员平时要做好文件材料的形成、积累工作。应建立平时立卷盒,做好累积资料的准备工作,待项目告一段落或完成时,按照《科学技术研究档案管理暂行规定》(国档发[1987]6号)要求进行整理组卷归档。综合档案室人员要参加课题组的有关会议,如鉴定会、验收会、评估会等,提出材料形成要求,并对课题组的预立卷进行监督、指导。当科研课题完成,已经履行了总结、鉴定、验收程序,进行结题时,由课题负责人、兼职档案员和综合档案室共同对预立卷的文件材料进行清点和检查,检查各研究阶段的文件材料是否准确、标准、完整,以及补充和更改情况、各级会签和审批手续。由课题组填写好归档说明书、课题简介、内容提要等,于两个月内移交至综合档案室归档。

三、设备档案预立卷

从签订合同开始,由国资处的兼职档案员负责收集、保管。设备到校后,由国资处通知综合档案室人员参加开箱验收,对照装箱单清点随机文件材料并收集保存。待设备安装调试完毕,兼职档案员应根据归档范围将前期文件(申请与批示等)、随机文件、调试报告等全部文件材料进行整理组卷,并在一月内向综合档案室移交归档。

四、基建档案预立卷

由后勤管理处的兼职档案员负责文件、材料、图纸的收集和保管工作。对每项工程在每一阶段(前期申请与批示、开工、竣工文件等)形成的文件要跟踪管理,按照《基本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档发[1988]4号)要求进行整理。工程竣工后,兼职档案员通知综合档案室参加竣工验收。整理好的档案除按要求交与城建局外,还要在三个月内移交至综合档案室。

五、会计档案预立卷

由计财处兼职档案员负责平时工资、账簿、凭证、报表等文件的管理,每年按《会计档案管理办法》(财会字[1998]32号)要求立卷成册,定期向综合档案室移交,办理入库手续。

六、 其它档案预立卷

名人档案、声像档案、电子档案等可随时收集整理,定期或不定期向综合档案室移交。

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