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中州大学立卷归档制度
2015-07-15 09:27 作者:  来源:  编辑:

一、归档范围

凡是记述和反映学校工作活动的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料(包括党群、行政、教学、科研、产品生产与科技开发、基建、仪器设备、出版、外事、财会等工作中形成的文件材料),均属归档范围。具体范围按我校《档案归档范围和保管期限表》执行。

二、归档时间

(一)文书档案一般应于次年六月底以前立卷归档完毕。

(二)会计档案由财务部门负责整理立卷,暂在本部门保管一年,期满后向综合档案室移交。

(三)科技档案于一项基建工程,一个科研课题或其它技术项目,在完成或告一段落后,及时整理立卷,向综合档案室移交。购进和引进设备的图纸,说明书等文件材料应及时交综合档案室统一管理。

(四)声像档案于一次会议、一项活动结束半个月内归档。

三、归档要求

(一)凡属归档范围的各种文件材料,必须由综合档案室统一管理,任何部门和个人不得据为己有。

(二)归档的文件材料必须收集齐全,完整,按照文件材料的形成规律加以系统整理,保持彼此之间的有机联系,区别不同价值分类立卷,使案卷能正确反映教学管理活动的真实内容,便于保管和利用。

(三)各类文件材料一般归档一式一份,比较重要的和利用频繁的要归档二至三套。

(四)永久、长期案卷内文件材料,凡有圆珠笔、铅笔、彩色墨水或复写、复打等不耐久字迹的必须进行复制。复制件同原件一并立卷归档。

(五)接收的档案须编制《案卷目录》、《案卷文件目录》等检索工具。交接双方清点核对,并履行签字手续。

(六)学校各部门、学院的立卷归档工作,受综合档案室的监督和指导。

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