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中州大学档案保管制度
2015-07-15 09:26 作者:  来源:  编辑:

一、为维护档案的完整与安全,学校各门类、载体的全部档案和有关资料统一存放于综合档案室库房,采取集中管理。

二、库房内要有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施,并经常检查各项措施是否有效。

三、库房应配备温湿度计、去湿机、吸尘器、复印机、空调、灭火装置、数码相机、防磁柜等设备。

四、库房内档案柜架与窗呈垂直方向排列。主通道净宽不小于1米,两行柜架间净宽不小于0.8米,柜架端部与墙间走道净宽不小于0.6米,柜架背面与墙的间隔不小于0.08米。

五、库房内的档案柜架应以每一库房为单位,从库房入口处开始自左至右编排柜号,每组柜从上到下编格号。在柜子每格的固定位置放置包括:柜格号、门类名称、保管期限、案卷号四项内容的指引卡。做到排列有序,指引醒目,查找方便。

六、入库的档案应按不同门类、载体分别排列。同一门类的案卷按保管期限——年度——内部机构(或问题)的次序从上到下、从左到右依次排列。

七、若档案资料数量较多或多柜存放,应以各类档案为单位或以库房和柜架为单位,绘制档案资料存放示意图。

八、建立档案资料接收、移出登记簿,并及时登记。做到账目与实物相符。

九、建立全宗卷,以积累存储学校案卷的立卷说明、分类方案、鉴定报告、交接凭证、销毁清册、检查记录、全宗介绍等材料。

十、坚持档案库房温湿度记录。根据气温情况及时通风换气。按照库房温度14℃—24℃,相对湿度45%—60%的要求,及时采取措施。

十一、每年都要对档案保管的状况进行一次全面检查,并做好记录,如遇特殊情况及时检查。发现问题及时报告,并采取改正和补救措施。

十二、经常保持档案库房整洁。库房内严禁吸烟和使用明火,不准存放易燃、易爆、易腐蚀性物品和其它杂物。

十三、库房内应采用白炽灯照明,下班时要关灯、关窗、锁门,并保管好钥匙。

十四、档案人员调动工作时,必须在履行交接手续后才能离开岗位。

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