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中州大学档案利用制度
2015-07-15 09:18 作者:  来源:  编辑:

一、综合档案室人员要熟悉库藏档案情况,了解学校各项工作利用档案的需要,编制适应的检索工具,积极做好档案利用工作,不断提高档案利用率。

二、利用范围:综合档案室保管的现行档案,主要供本校使用,一般不对外(社会)提供利用。

三、利用方式:一是在阅档室查阅利用;二是借出利用;三是编印各种参考资料,供各部门日常工作随时利用。

四、利用手续

(一)利用本部门档案和其它部门非机密档案者,档案工作人员可直接提供。

(二)利用党政重要机密档案者,必须经有关领导批准。

(三)外单位确需利用档案者,须持单位介绍信、利用者身份证等有效证明,经档案室主任同意,必要时报校办主任和主管领导批准。

(四)凡利用档案者都应按规定履行登记手续,用毕视情况填写《档案利用效果登记表》,存综合档案室备查。

五、利用要求

(一)各种档案的提供利用,必须严格执行保密制度。

(二)利用者应爱护档案资料,保障所用档案资料的完好无损,不得随意折叠和圈划,严禁拆卷、涂改、增删和抽页,违着必究。

(三)利用者根据工作需要摘抄或复制档案内容,应征得档案室人员同意;摘抄或复制重要机密档案须经档案室主任同意,必要时报校办主任和主管领导批准,并经档案人员审查;不得抄录或复制与查档目的无关的档案。

(四)档案借出须持有利用部门负责人签字的介绍信,时间一般不超过五天,若不能按期归还,需办理续借手续;重要的档案原件还须经档案室主任同意,必要时报校办主任和主管领导批准方能借出;归还时经清点无误,办理注销手续。

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